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HR从“新手”到“熟手”的养成方案

http://job.sz.bendibao.com/2015年5月11日

  一、什么叫上手?

  当人力资源部出现职位空缺,比如需要人力资源专员,可通过内外部招聘进行补员,使人员尽早到位。

  我们把实习生、应届生、相关工作经验少于一年的新员工,统称为HR新手;考勤员、人事助理、招聘专员等,统称为人力资源专员。

  人力资源部现有的副经理、主管、专员(熟手),都有自己的职责,能够得心应手地处理业务,独当一面。现在,来了个新手,作为人力资源部经理(有时由直接主管考虑) 应该如何安排新手的工作呢?把一个基本不懂业务的新手培养成熟手的过程,叫上手。

  二、上手1:熟悉情况

  新员工报到入职当天,先由人力资源部按照正常流程办理入职手续。

  可能包括:提交核对身份证、相关证件,签订劳动合同,领取门禁卡(饭卡)、员工牌,开通公司邮箱、办公系统OA 账号,办理工资卡,发放员工手册、电脑、必要的办公用品等。可通过邮箱发放通讯录,请新员工去OA 下载并自学公 司规章制度、财务报销流程等,还可以直接把职位说明书发给他。

  然后,人力资源部经理(或直接主管)找新员工谈话。除了表示欢迎,还要交代他尽快熟悉情况,包括公司、本部门、本岗位的情况。

  熟悉情况包含以下几种意思。

  第一种意思,熟悉办公环境。包括吃饭的地方(自办食堂,外包的餐厅,周边的小餐馆,外卖等)在哪里,洗手间在哪里,打印机在哪里,开水房(饮水机)在哪里,自己的工位在哪里,其他办公室的布局等。

  第二种意思,熟悉人头。一是了解组织架构,二是看通讯录,三是对照通讯录上的人名,通过电话、邮件、QQ 等在工作接触中与其熟悉起来,能尽快将名字与他的信息(部门,职务,工作范围)、长相等对应起来。

  第三种意思,熟悉公司规章制度。包括上下班时间,迟到早退的扣罚,打卡考勤的规定,请假规定等。第四种意思,熟悉工作情况。一是前任移交的工作,包括资料、流程的熟悉;二是本岗位的职责,汇报关系;三是工作周报、月报的交代。

  规范的离职移交,应该有待办事项;或者直接主管从现有工作中剥离、罗列的事项。这些事项,一般都是具体的任务,对熟手来说不难,但对新手来说,这些待办事项、罗列事项,正是入门的开篇,也是试用期、实习期的基本考验。

  一般来说,谈话结束后,在一周内,HR 新手就应去OA 下载各种制度文件,在短时间内,对公司、部门的情况有个大致的了解。

  三、 上手2:简单工作任务

  这时,新手会在直接主管的指导、监督下,开始对照遗留的待办事项,或新罗列的工作事项,逐条去尝试完成。

  直接主管最有可能先向新手下达简单的工作任务。

  这些任务会是什么呢?

  可能包括:社保办理、公积金办理、考勤统计、人才网站招聘职位日刷新、电话邮件通知面试、面试接待(收发应聘登 记表,引导,倒茶水,发公司宣传资料等)、档案整理、通讯录更新、劳动合同签订、培训课程组织电话邮件通知、培 训现场协助(准备茶水、白板、水笔、音控设备、投影仪、开门钥匙,组织签到,发餐券等)、招聘现场协助(拿易拉 宝,在展位摆摊收简历,旁听)、维护人员信息库。

  面对这些任务,积极、上进、肯干的新手,会忙得不亦乐乎,并在与同事接触的过程中相互熟悉起来;而消极、不上进、混日子的新手,会忙得晕头转向、没有方寸,并心生抱怨。

  四、上手3:对照职位说明书

  这时候,我们如果把新手的职位说明书拿出来对照,会发现:这些琐碎具体的事项,在职位说明书里,被归纳得很简单。而实际展开后,对新手来说,一个职责,却对应着不少具体的需花时间、耗精力的工作任务。

  职位说明书由不少信息模块组成。其中,一个信息模块叫职能设置,一般只有一句话:通过……做……用以达到……(目的)。另有一个模块叫工作职责,一般列出5~8 条。每一个职责都是由“动词+宾语”组成的。如:①办理保险、公积金;②协助招聘;③协助、参与培训实施;④办理劳动合同签订;⑤统计考勤数据;⑥维护人员信息库;⑦完成领导交办的其他临时任务。

  同时,在每个提炼出来的动宾结构后面,有具体的事项,如:办理社保、公积金:根据人事月报的人员进出情况,及时、准确地办理员工的社保及公积金缴纳、停缴、调整,确保员工的合法权益。

  这时,动词“办理”“协助”“参与”“维护”等,就体现了人力资源专员(助理) 的职位层级和工作含金量。因为,在人力资源主管的职位说明书中,描述其工作职责的动词,更多是:编制、拟定、审核、分析等;而人力资源部经理(副经理)的职位说明书中,描述其工作职责的动词,更多是:审核、协调、监督、指导、规划等。

  五、上手4:工作方式

  这时,人力资源专员的工作,更多是现场处理。这里所说的“现场”,可能是人力资源与社会保障局的办事窗口;可能是社保中心、公积金中心的办事大厅(现在网上也可以申报,拿着材料去盖章);可能是人才市场摊位,高校的招聘会、宣讲会,公司内部的会议室、接待室;可能是公司内部的培训教室,外租的酒店会议室;还可能是前台(导出门禁打卡数据,记录迟到、早退情况)。

  人力资源专员的工作,还包括通过电话、邮件、QQ 等,完成各类通知、联系(联系制作横幅等)。

  在工作中,主要涉及的办公软件、硬件有:Word ,因为要写名单、发通知、填签到表;打印机、复印机,应能熟练使用;Excel ,用于简单的计算,主要是简单统计;PPT ,使用较少,用于与培训、招聘相关的简单的字、图的制作与展示。

  总之,HR 新手的工作,可以概括为:办事,跑腿,打电话,录数据,做表单。


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